איך עושים קמפיין מימון המונים, חלק ג׳ - אחרי

נגה מן //

הגענו לרגע שאחרי הקמפיין. בתקווה הגעתם ליעד, חגגתם בטירוף ועכשיו הגיע הזמן לדאוג להעברת התשורות לתומכים.

(בפרקים הקודמים - תכנון הקמפיין לפני תחילתו והניהול שלו כשהוא באוויר)

האושר שבסיומו של הקמפיין

הפקת ומסירת התשורות

הפלטפורמה שבה עבדתם כנראה תשלח לכם אקסל גדול עם פרטי התומכים והתשורות שהם בחרו. על האקסל הזה תמשיכו לעבוד עד שתסיימו לחלק את התשורות כולן וכדאי לעשות זאת בצורה מסודרת ולעדכן באיזה סטטוס כל תומך נמצא.

בשלב זה אתם תודו על כל תשורה ׳דיגיטלית׳ שהצעתם: אימייל תודה, שוברים לדברים שאפשר לשלוח במייל וכו׳. את הדברים האלה אפשר מיד לשלוח באימייל לתומכים ולסיים איתם.

ההפקה של התשורות הפיזיות, לעומת זאת, עשויה לקחת הרבה זמן ויש לעדכן בכך את התומכים. באותה הזדמנות שאלנו אותם באיזו נקודת איסוף בארץ (מבין ארבע שהצענו) הם בוחרים וביקשנו מידע נוסף שהיינו זקוקות לו עבור חלק מהתשורות (מידת חולצה למשל).

זה הזמן לאסוף את התשורות שנתרמו עבורכם ולשלוח להדפסה או להזמין תשורות אחרות. צריך לחשוב גם על דרך האריזה והמסירה של כל חפץ, בין אם מדובר באיסוף עצמי או במשלוח ולקנות בהתאם מעטפות/אריזות.

חולצות מגולגלות ומחכות לחלוקה

צריך לזכור שהרגע שבו התומך מקבל את התשורה הוא רגע משמעותי למול המותג או הארגון עבורו, למרות שעבורנו זה רגע קטן בתוך בליל הלוגיסטיקה. זו הזדמנות לא רק להעביר לו את התשורה שעליה שילם ולסמן וי באקסל, אלא גם להכיר תודה בתרומה המשמעותית שלו. אנחנו בחרנו לצרף לכל תשורה פתק קטן ממותג עם כיתוב תודה, ולארוז כל אחת מהתשורות בצורה יפה ומכבדת.

חשוב כמובן לחשוב לא רק על הנראות של האריזה אלא גם על נוחות התפעול והחלוקה (מקפלים חולצות? שימו לב שהפתקית עם המידה נמצאת במקום נגיש, או מצאו פתרון אחר לכך).

המאמץ של אריזות וסידור התשורות לוקח זמן - שריינו יום, תביאו כיבוד ותזמינו קבוצה גדולה של מתנדבים שיבואו לעזור לכם בכיף.

חשבו גם איפה התשורות יהיו מאוחסנות - לפני, במהלך החלוקה וגם אחריה (חצי שנה אחרי סיום הקמפיין עדיין נותרנו עם כמות יפה של תשורות שלא נאספו).

קבלות

יכול להיות שזה שונה מפלטפורמה לפלטפורמה, אבל בקמפיינים שאני נתקלתי בהם יש לכם אחריות להוציא קבלות לכל אחד מהתומכים שלכם. מהבדיקה שעשינו בזמנו, הדרך הכי נוחה לעשות את זה הייתה באמצעות אתר iCount שמפיק חשבוניות וקבלות. יש שם אפשרות להעלאת קובץ אקסל והאתר מפיק ושולח קבלות בהתאם.

עדכון התומכים

מתוך המייל ששלחנו לתומכים אחרי סיום הקמפיין

בזמן הזה אנשים עלולים להציק ולשאול שוב ושוב מה עם התשורות. חלקם לא בקיאים בקמפייני מימון המונים והם רגילים לקבל מוצר מיד אחרי ששילמו עליו. חשוב להבהיר מראש תוך כמה זמן אתם צופים שתתבצע החלוקה, ולהתאמץ כדי לעמוד בלוח הזמנים הזה.

יש הבדל משמעותי בין אנשים שתרמו לקמפיין לשם התרומה - מבחינתם התשורה אינה העיקר והם עשויים אפילו לוותר עליה לגמרי, לבין אנשים שתרמו לקמפיין עבור תשורה מסויימת. להם אין הרבה סבלנות.

בנקודה הזו בזמן תגלו אולי גם על טעויות שונות שאנשים עשו, על כאלו שיבקשו משלוח למרות שלא הייתה אופציה כזו או למרות שלא סימנו את זה בהתחלה וכו׳.

החלוקה

אנחנו חילקנו בארבעה מוקדים. באיזור באר-שבע וחיפה היו פחות תורמים ושם פעלנו באופן של תיאום ישיר מול כל אחד מהם. בירושלים ותל-אביב היו תורמים רבים ושם פירסמנו שעות וימי חלוקה מסויימים בהם ניתן להגיע - למשרד או לבית של מישהי. בפועל הרבה אנשים לא הגיעו לקחת את התשורה שלהם, יותר מ-30%.

הרבה מהתשורות נמסרו באופן אישי דרך עובדות או מתנדבות העמותה שהעבירו אותן למכרים שלהם.

למרות שלא הצענו משלוח, היו כמה תומכים שמאד ביקשו זאת. במקרים חריגים מסויימים איפשרנו את זה. כמו כן את תעודות ההוקרה ששלחנו לתומכים שתרמו סכומים גבוהים שלחנו בדואר.

מתוך פוסט הסיכום של הקמפיין

בונוסים

מעבר לכסף שגוייס והיה משמעותי לתקציב העמותה, יש הרבה דברים שהרווחנו על הדרך.

• מאמץ יחסי ציבור - לא כל הניסיונות שלנו להשיג סיקור הסתדרו, אבל חלקם פתחו בפנינו דלת לכתבות וסיקורים במועדים מאוחרים יותר. כנראה לא היינו עושות את המאמץ האינטנסיבי הזה שלא במסגרת הקמפיין.

• חשיפה - הפרויקט יצר באז. הנוכחות שלנו גברה, במהלך הקמפיין עמוד הפייסבוק שלנו היה בתפקוד שיא וזכינו ל-500 לייקים נוספים לעמוד הפייסבוק שלנו. מדובר בעוקבים רלוונטים לעשייה שלנו שממשיכים איתנו הלאה.

• תוכן איכותי - גיבשנו וחידדנו את המסרים שלנו, נכתבו הרבה טקסטים על העמותה שמשמשים אותנו גם עכשיו באתר שלנו, בפניות לתקשורת ועוד.

המדריך עזר לכם? נותרתם עם שאלות פתוחות? אשמח לשמוע מכם בתגובות לפוסט.